Fra møde til opgaveliste, uden notater
Jobbet
Jobbet er at få møder omsat til arbejde. Før overlevede det der blev aftalt på et opkald, kun på det jeg kunne nå at skrive ned, mens jeg samtidig holdt samtalen kørende. Nu kører Wispr Flow hele dagen: tale bliver til tekst i alle programmer, og møder bliver til transskripter. Selve jobbet er det der sker med transskriptet i timen efter opkaldet, for et transskript ingen gør noget ved, er bare en længere udgave af mødet.
Systemerne der indgår
Wispr Flow står for diktering og transskription af møder. Mit projektstyringssystem har et board pr. kunde. Assistenten læser transskriptet og skriver udkast til opgaver ind på den rigtige kundes board. Det er kun udkast, og der går ikke noget live før det er læst.
Sådan virker det
Efter opkaldet får assistenten transskriptet sammen med et fast sæt instruktioner. Den får to ting at arbejde ud fra: transskriptet og kundens board som det ser ud lige nu. Instruktionerne definerer begreberne: en aftale har en ejer og en konkret leverance, en beslutning er noget gruppen har afgjort, og resten er diskussion. Reglerne er at den kun må trække det ud der blev aftalt, kun må sætte ejer og deadline på hvis de blev sagt højt, og skal lægge alt der er formuleret som en mulighed, over i de åbne spørgsmål. Det den afleverer, er udkast til opgaver, hvor hver opgave henviser til den linje i transskriptet den kommer fra, med beslutningerne og de åbne spørgsmål listet nedenunder. Til sidst bliver udkastene læst op mod det der blev sagt på opkaldet, før nogen af dem går live.
Før det her kører på et kundeopkald, skal optagelsen være aftalt: hvem der får det at vide, hvad de siger ja til, og hvor ordene bliver opbevaret. Det er en beslutning om relationen til kunden før det er et valg af værktøj, og tager man den først bagefter, ender det med en undskyldning.
Hvor det går galt
I et møde bliver der prøvet mange fremtider af, og på papiret ligner en idé der blev luftet og aldrig samlet op, en aftale på en prik. En assistent der arbejder ud fra et transskript, kommer derfor til at lave opgaver ingen har aftalt. Der er to ting der holder det nede. Hver opgave henviser til den linje den kommer fra, og så er en opfundet opgave let at få øje på. Og listen bliver ved med at være et udkast indtil en der selv var med til mødet, har læst den igennem. Gennemgangen tager ikke lang tid, men det er den der er sikkerheden.
Hvornår det passer dårligt
Det passer dårligt på opkald hvor den anden part ikke har sagt ja til at blive optaget, eller hvor emnet ikke skal efterlade noget på skrift. Det passer også dårligt i møder der holdes for at bygge tillid op, hvor samtalen er det man kommer for, og en optager ændrer rummet. Og det passer dårligt de steder hvor opgavelisten ville gå videre ulæst, for så ryger de opfundne aftaler direkte ud i systemet.
Min erfaring
Jeg er holdt op med at tage notater og savner det ikke, og hvert udkast til en opgaveliste læser jeg som om det er skrevet af en der tror på alt hvad der bliver sagt.