Når assistenten lægger ugeplanen
Jobbet
Jobbet er at beslutte hvad der skal ske hvornår. Med flere kunder i gang begyndte mandagen før med en times sortering på tværs af alle boards, og planen holdt sjældent til onsdag. Nu læser assistenten hele køen og kommer med et forslag til ugen: hvad der skal først, og hvilke opgaver der kan samles, så en dag kan bruges inde i én kundes arbejde i stedet for at blive spredt ud over fem.
Systemerne der indgår
Her indgår kun projektstyringssystemet. Alle åbne opgaver på tværs af alle kundeboards ligger dér, så assistenten kan se hele køen på én gang. Den læser opgaverne med deres felter og skriver én ting tilbage: et forslag til rækkefølgen for ugen. Den flytter ikke noget selv.
Sådan virker det
Forudsætningen er at dataene er i orden. Hver opgave har en kunde, et estimat og en deadline, og rangeringen har brug for alle tre. Deadlines afgør hvad der skal lande i denne uge, estimaterne afgør hvad der kan nås på en dag, og kundefeltet er det der gør det muligt at samle opgaver. Alt det er almindelig disciplin i hvordan opgaver bliver skrevet, og den skulle være på plads før assistenten kunne bruges til noget her. Opgaver der mangler et felt, kommer tilbage først, som spørgsmål. Derefter kommer forslaget: ugen delt op i hele dage, med deadline-arbejdet låst fast og resten samlet pr. kunde, så man kun skifter kontekst mellem dagene. Det bliver ved med at være et forslag, og de steder hvor planen bliver ændret, er værd at kigge på bagefter, for hvert af dem peger på noget felterne ikke fik med.
Hvor det går galt
Rangeringen arver det der står i felterne. En opgave der er skrevet ordentligt op, med et klart estimat, rangerer højt; en stor opgave der er skrevet vagt, rangerer lavt, og det vage er som regel et tegn på at den aldrig er blevet brudt ned i mindre dele. En kø der får lov at passe sig selv, trækker derfor hen mod det arbejde der er let at beskrive. Rettelsen ligger i dataene mere end i rangeringen: det der er stort, vagt formuleret og ikke er blevet rørt i ugevis, skal ud af rækkefølgen og brydes ned først. Og det er stadig et menneske der har det sidste ord, og det bliver sagt i selve planen når den rettes til.
Hvornår det passer dårligt
Det passer dårligt når felterne er tynde; en kø uden estimater og deadlines giver en plan der ser sikker ud uden at have noget at stå på, og så er det dataene der er den egentlige opgave. Det passer også dårligt når én kunde fylder hele ugen, og rækkefølgen giver sig selv. Og det passer dårligt i uger der bliver styret udefra, af en lancering eller en rejse, hvor køen er baggrund.
Min erfaring
Jeg lader assistenten lægge ugens rækkefølge og retter selv til bagefter, og det er i de rettelser jeg opdager hvad der mangler i mine egne opgavedata.